Evaluando la primera edición del Programa Avanzado en Gestión de Servicios y Unidades de Farmacia Hospitalaria

Mayo de 2015 - Silvia C. Carpallo

La primera edición del Programa Avanzado en Gestión de Servicios y Unidades de Farmacia Hospitalaria, realizado en colaboración de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH), ESIC y el GRUPO SANED, y con el patrocinio de Shire, ha ayudado al personal de los servicios de Farmacia Hospitalaria a gestionar mejor sus equipos, los tiempos, y a formarse en cuestiones de liderazgo, tal y como han valorado los propios alumnos

Gestión de equipos, una mejora de la comunicación y, sobre todo, una formación basada en la experiencia. Esas han sido las claves de la primera edición del "Programa Avanzado en Gestión de Servicios y Unidades de Farmacia Hospitalaria" (PAGS-UFH), iniciativa puesta en marcha con la colaboración de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH), ESIC y el GRUPO SANED, y con el patrocinio de Shire, que tiene como objetivo mejorar la eficiencia de los Servicios de Farmacia Hospitalaria a través de la formación práctica.

El programa ha estado dirigido a alumnos del colectivo sanitario con responsabilidad en una unidad de Farmacia Hospitalaria. Sobre el profesorado, ha contado con figuras como Loreto Martorell, licenciada en Ciencias de la Educación, y master en Dirección de Recursos Humanos; y Luis Cadenas, licenciado en Gestión Comercial y Marketing por ESIC. Es decir, personal con amplia experiencia en gestión y en la formación de profesionales de diferentes ámbitos, que han pretendido dar una visión complementaria tanto del ámbito sanitario como del empresarial.

El PAGS-UFG comenzó el 24 de octubre y ha finalizado este 24 de abril. Ha constado de 48 horas lectivas, divididas en 6 sesiones de 8 horas cada una, con una periodicidad mensual. Se ha diseñado pensando en tener un acercamiento con el colectivo al que va dirigido, y además se han planificado reuniones de trabajo, que han permitido conocer mejor la realidad que afrontan cada día. De esta manera, los contenidos a abordar en el programa, así como la metodología a emplear, eminentemente práctica y participativa, han estado conectados con la realidad diaria de los alumnos.

Es difícil concretar cuáles han sido los puntos clave de un programa formativo que aborda un concepto tan amplio como la gestión. Sin embargo, si hubiera que realizar un resumen, el Programa Avanzado en Gestión de Servicios y Unidades de Farmacia Hospitalaria se definiría por su pretensión tanto de ofrecer a los especialistas en Farmacia Hospitalaria los nuevos conocimientos y técnicas gerenciales requeridos para desarrollar con éxito los procesos de transformación, que las organizaciones y la propia sociedad demanda, como por potenciar las habilidades comunicativas, desarrollando los aspectos emocionales y relacionales en el ámbito sanitario.

A modo de conclusión, cabe resumir como áreas específicas del programa además de la del liderazgo y la gestión de servicios, el abordaje de la comunicación y la gestión del cambio, la gestión de reuniones, lo que supone negociar en equipos de alto rendimiento, así como la gestión de los conflictos, y del tiempo.

La visión de los alumnos

Si este era el balance en cuanto a datos y conceptos de lo que ha sido este programa formativo, para saber más de él, y de cómo ha sido su desarrollo, la voz a escuchar sin duda es la de los propios alumnos. Así, Maite Sarobe, del Complejo Hospitalario Navarra, opina que "ha sido un curso completo, hemos podido ver diferentes aspectos muy útiles y complementarios para dirigir equipos/servicios de Farmacia", destacando en su opinión el aprendizaje en comunicación, en asertividad y en dirigir equipos, además de aprender a diferenciar un buen líder de un jefe.

Otro punto a favor desde su perspectiva han sido las sinergias creadas entre los propios compañeros, ya que "la disposición de todos los participantes ha sido total, ayudada siempre por los profesores, de modo que nos hemos sentido muy cómodos". No olvida destacar en cuanto a los profesores, que se trataba no sólo de un personal muy preparado, sino también con una "gran capacidad de dinamismo y de obtener un grupo participativo". En cuanto a las mejoras posibles del programa, Sarobe propone realizar recordatorios periódicos y breves, por ejemplo, una vez al año. "Nos ayuda a que nos mueva, a que nos hagan parar a pensar", ya que programas como este ayudan a mejorar los Servicios de Farmacia "desde el momento en que estos servicios están formados por equipos de personas que trabajan juntas".

Observando más experiencias personales, la de Miriam Rodríguez, jefa de Farmacia Hospitalaria en el Hospital El Bierzo, ha sido satisfactoria en cuanto a la participación y a la conexión entre los participantes, que desde su visión ha creado un ambiente muy favorecedor para el desarrollo del curso. Por otra parte, "los docentes me ha parecido que tenían un buen dominio del tema y han sabido mantener el interés por los contenidos, lo cual creo que ha sido vital en el desarrollo del curso". Sobre lo que considera que más le ha aportado esta formación, cree difícil "decir qué es lo que he aprendido, pero he conseguido incorporar algunas estrategias a mi tarea diaria, que me están resultando útiles".

Casimiro Bocanegra Martín, director de UGC Intercentros Farmacia, valora que el haber realizado este programa ha sido una experiencia enriquecedora desde el punto de vista profesional y muy agradable desde el punto de vista personal. "Mi único objetivo era tratar de liberar la mente del trabajo diario y centrarme en nuevas técnicas de gestión del servicio. Por esto puedo decir que se ha cumplido con creces ese objetivo y que se ha visto aumentado lo conseguido". Coincide con sus compañeras en que la comunicación entre los miembros de un servicio es algo fundamental "y es de los aspectos que más he podido aprender". Asimismo cree que la sinergia entre los compañeros ha sido "absoluta", y que el cuadro de profesores "ha tenido un alto nivel de paciencia y de transmisión de conocimientos". Si algo se atrevería a destacar son las sesiones con casos prácticos expuestos por los asistentes, que precisamente potenciaría de cara a mejoras en próximas ediciones del programa.

Otra cuestión a valorar por los asistentes es si el liderazgo, cualidad que ha llevado el nombre de uno de los módulos, es algo que se aprende o es innato. A este respecto, Casimiro Bocanegra considera que "el líder debe tener unas condiciones innatas. Pero a lo largo de la vida cualquier profesional que se lo plantee puede lograr ser líder en una materia concreta". Sobre esta misma cuestión, Miriam Rodríguez aporta que "el liderazgo es innato, pero sí puede mejorarse esta faceta mediante el entrenamiento". Por último, Maite Sarobe cree que si el liderazgo puede aprenderse, en este programa, "sin duda, nos han marcado unas pautas, enseñado conceptos. Pero ahora lo más importante es practicar".

Si estas son opiniones personales, analizando las encuestas realizadas a todo el grupo, la valoración también es bastante satisfactoria. Desgranando esta información, en cuanto a la valoración global de los contenidos, teniendo en cuenta cuestiones como que la combinación de conocimientos teóricos y prácticos, la correspondencia de los objetivos de la acción formativa, y la adecuación de los contenidos didácticos, la nota media es de notable, siendo los módulos más valorados los de liderazgo y la gestión de equipos de alto rendimiento, y el que peor, el de gestión del tiempo. En cuanto a la opinión de los alumnos sobre los formadores ha sido muy bien valorado su conocimiento en la materia, su exposición clara de los conceptos, la resolución de dudas y la creación de un ambiente participativo. Sobre la eficacia de la acción formativa, se ha valorado sobre todo el hecho de que los contenidos fueran de aplicación práctica en sus puestos de trabajo, por encima de la ampliación de conocimientos.

La perspectiva de cada módulo de aprendizaje

El primer módulo ha estado centrado en el liderazgo, y es que, los Servicios de Farmacia deben gestionarse como empresas con trabajadores de alta cualificación profesional, lo que exige la adquisición de modernas técnicas de gestión empresarial a sus directivos. Es por ello que este módulo ha estado muy bien valorado por parte de los alumnos, que han apuntado al respecto observaciones como la importancia de que un buen líder analice a los componentes de su grupo de trabajo, sepa escuchar, comprender y sobre todo comunicar. Igualmente han destacado, en el sentido teórico, la importancia de hablar de diferentes tipos de liderazgo, así como a manejar los conceptos de asertividad, liderazgo situacional y la motivación personalizada. En cuanto a qué contenidos han valorado que deberían tratarse en más profundidad, el grupo ha apuntado hacia la importancia de saber actuar según las diferentes situaciones y personas, puesto que no existe una receta única, pero sí modelos que se adecuan a una serie de perfiles. Para ello creen que es importante realizar ejercicios prácticos de motivación, sobre todo para trabajarlos en equipo. No sólo la motivación del equipo, sino también trabajar la automotivación, para la cual creen que se debería emplear más tiempo.

En el siguiente módulo, centrado en comunicación y gestión del cambio en los servicios de Farmacia Hospitalaria, han apreciado el trabajar la escucha empática, ya que la clave para comprender los problemas del equipo es escucharles y eliminar las barreras mentales. Igualmente, en sus test de evaluación han opinado que es necesario buscar soluciones fuera de la zona de confort. Asimismo han visto relevante el gestionar no sólo decisiones previas, sino también consecuencias, y aprender a comunicar de la mejor forma posible la necesidad de cambio. Se trata, por tanto, de un proceso que tiene altibajos, y en el que hay que ponerse en el lugar del otro para conseguir empatizar y conseguir objetivos comunes. De cara a la próximas ediciones se trabajará en mayor profundidad el coaching en equipo, en análisis de las situaciones, y la iniciativa y generación de ideas, así como la gestión de los posibles conflictos.

El tercer bloque ha estado centrado en la gestión de reuniones en los servicios de Farmacia Hospitalaria. Los alumnos han aprendido dentro del mismo la importancia de concretar objetivos, de autoevaluar, de recoger por escrito los resultados y de hacer un resumen de las conclusiones para poder debatirlas tanto en reuniones, como en procesos de autoevaluación. Igualmente es vital que los participantes en estos procesos tengan claros los objetivos, y hacer un control lo más estricto posible de los tiempos.

En el módulo sobre equipos de alto rendimiento en los servicios de Farmacia Hospitalaria, se ha hecho hincapié en tener en cuenta las características propias de los equipos de alto rendimiento, así como los aciertos y los puntos a mejorar que tienen los mismos. Para gestionar un equipo de estas características, los expertos señalan la importancia de contar con un líder y de que exista buena comunicación para explicar los objetivos comunes del equipo, pero también para evaluar los resultados. Todo ello debe contar con un proceso de planificación, donde se fijen objetivos claros y donde una de las bases sean las ganas de mejorar, y que el equipo tenga capacidad de renuncia para alcanzar objetivos comunes, siendo la motivación la herramienta para mejorar las relaciones interpersonales entre el equipo a nivel profesional.

El último bloque ha estado centrado en la gestión de las actividades en el tiempo en los servicios de Farmacia. Durante este se ha incidido en la necesidad de agendar según prioridades, para conseguir tener una buena planificación, que se base no sólo en tener una misión sino también una visión. Esta agenda debe tener un buen mantenimiento, que pasa por saber priorizar, pero también desechar, buscando como eludir a los llamados ladrones de tiempo.

Desde Shire, Arancha Martín, market access & public affairs manager, comenta que este programa de desarrollo de habilidades de gestión, "ayuda a nuestros profesionales a una gestión y liderazgo más eficientes". Shire tiene como misión mejorar la calidad de vida de los pacientes, desde el desarrollo y la comercialización de fármacos, hasta la formación de los profesionales sanitarios. Como se recuerda desde este laboratorio, un sistema sanitario eficiente se traduce en una mejora asistencial y, por tanto, en la mejora de la calidad de vida de los pacientes. Con respecto a lo más destacado, se apunta a la gran participación y a las buenas valoraciones que han dado los participantes. Con todo ello, Shire se compromete a continuar con un nuevo programa para el próximo año, para que un nuevo grupo de farmacéuticos hospitalarios puedan adquirir este tipo de habilidades de gestión.